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CDG 50

Coordonnées du Centre de gestion
139, rue Guillaume Fouace
CS 12309
50 009 SAINT LÔ CEDEX
Tél. 02.33.77.89.00
Fax : 02.33.57.07.07
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Le Service d’aide à l’archivage


Vos archives sont le support essentiel du bon fonctionnement de vos services, de la justification des droits de votre collectivité et de son histoire.

Or, vous rencontrez une difficulté : le local d’archives est engorgé, des travaux ou un déménagement sont envisagés, un mandat s’achève, la secrétaire de mairie va partir, la structure va être intégrée dans une fusion, le classement des dossiers n’est pas à jour, les recherches sont devenues fastidieuses ou vaines…

Soucieux de vous soutenir dans vos démarches d’archivage, le Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale met à votre disposition des archivistes qualifiés afin de vous aider à gérer vos archives conformément à la réglementation en vigueur.

LE CONTEXTE REGLEMENTAIRE

Les archives : qu’est-ce que c’est ?

Les archives sont tous les documents et données que votre structure produit et reçoit dans l’exercice de son activité (art. L.211-1 du Code du patrimoine), quel que soit le support sur lequel ils se présentent (papier, informatique, audiovisuel, maquettes …) :

Vos obligations


Votre structure est propriétaire de ses archives et a la responsabilité de leur bonne conservation (Code du Patrimoine, art. L. 212-6), ce qui représente, par ailleurs, une dépense obligatoire (Code général des collectivités territoriales, art. L.2321-2).
Cela implique notamment que les documents doivent être en bon état, conditionnés, correctement classés, que les locaux de conservation soient sains et adaptés à la conservation d’archives, …

Chaque maire, lors de son départ, doit réaliser un état des lieux des archives (le récolement), pour être déchargé des archives, alors prises en charge par le nouveau maire.

Ce sont les Archives Départementales de la Manche, représentant les services de l’Etat, qui sont chargées de vérifier la conformité de votre archivage (visites, réception du récolement, autorisations d’élimination de documents).
Le rôle du Service d’aide à l’archivage est de vous aider à mettre en œuvre cette conformité.

Les éliminations

Il s’agit de retirer du fonds d’archives tous les documents qui ne présentent plus d’intérêt administratif, juridique ou historique, ce qui permet de ne pas encombrer inutilement votre espace de conservation.


Avant :                                                              Après :

                    

 

Attention : un document vous semble avoir perdu toute valeur …. Est-ce bien le cas ?

     Les documents publics sont soumis à des durées de conservation obligatoires, fixées notamment par les textes suivants :

Tri et conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales et structures intercommunales :
https://francearchives.fr/fr/circulaire/DPACI_RES_2009_018

Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques :
https://francearchives.fr/fr/circulaire/DGP_SIAF_2014_006

Ces textes indiquent des durées de conservation minimales, qui peuvent être adaptées à l’histoire ou aux besoins de chaque structure.
La liste des documents à éliminer est soumise, avant toute destruction, à l’aval du Directeur des Archives départementales de la Manche. Uniquement après l’obtention de cet accord, les documents peuvent être détruits, dans le respect des règles de confidentialité nécessaires.

NOS PRESTATIONS

Pour découvrir notre plaquette, cliquez ici.

NOS TARIFS


Les tarifs en vigueur sont fixés par la délibération du Conseil d’administration du 16 mars 2017 :

  • la visite de vos locaux, l’état des lieux et la rédaction d’un devis sont gratuits ;
  • la mise à disposition d’un archiviste (à raison de 7 heures par jour) est facturée :     
             - 220 euros TTC par jour pour les collectivités affiliées au Centre de gestion, 
             - 250 euros TTC par jour pour les collectivités non affiliées.

VOTRE INTERLOCUTRICE

A votre demande, notre archiviste itinérante se rend dans vos locaux pour réaliser une évaluation de vos besoins :

                                            Formulaire de demande d’intervention

                                                           Isabelle HYRIEN
                                                   Service d’aide à l’archivage
                                                            06.33.87.42.68
                                                          archives@cdg50.fr

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